1. OBJET DE CET AVIS
Le présent avis décrit comment nous collectons et utilisons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), à la Loi sur la Protection des Données [1998 OU 2018], ainsi qu’à toute autre législation nationale applicable, y compris les règlements et textes secondaires, tels que modifiés ou mis à jour au Royaume-Uni (« Législation sur la Protection des Données »).
Veuillez lire attentivement ce qui suit afin de comprendre nos pratiques concernant vos données personnelles et la manière dont nous les traitons.

2. QUI SOMMES-NOUS
The Martlet Partnership LLP est un cabinet d’expertise comptable et de conseil. Nous sommes enregistrés en Angleterre et au Pays de Galles en tant que société à responsabilité limitée sous le numéro OC327298, et notre siège social est situé à Martlet House, E1, Yeoman Gate, Yeoman Way, Worthing, West Sussex, BN13 3QZ.
Aux fins de la Législation sur la Protection des Données et du présent avis, nous agissons en tant que « responsable du traitement ». Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Nous sommes tenus, en vertu de la législation, de vous informer des éléments contenus dans cet avis de confidentialité.
Nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données. Ce dernier est votre point de contact pour toute question relative au présent avis ou au traitement de vos données personnelles. Vous pouvez le contacter via les coordonnées indiquées au paragraphe 12 (Nous Contacter).

3. COMMENT NOUS POUVONS COLLECTER VOS DONNÉES PERSONNELLES
Nous recueillons vos données personnelles notamment dans les cas suivants :
• lorsque vous sollicitez une proposition de notre part concernant nos services ;
• lorsque vous, votre employeur ou nos clients nous mandatez pour fournir nos services, y compris pendant leur exécution ;
• lorsque vous nous contactez par e-mail, téléphone ou courrier (par exemple pour poser une question sur nos services) ;
• via des tiers et/ou des sources accessibles au public (par exemple votre employeur ou Companies House).

4. TYPES D’INFORMATIONS QUE NOUS DÉTENONS À VOTRE SUJET
Les informations que nous détenons peuvent inclure :
• vos données personnelles (telles que votre nom et/ou adresse) ;
• les échanges que nous avons eus avec vous dans le cadre de la fourniture ou de la proposition de nos services ;
• les détails des services que vous avez reçus de notre part ;
• notre correspondance et nos communications avec vous ;
• les informations relatives aux réclamations ou demandes que vous nous avez adressées ;
• les données provenant d’autres sources, telles que des informations publiques, celles fournies par votre employeur ou nos clients, ou issues de notre réseau de cabinets membres.

5. UTILISATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le cadre de l’exécution de notre contrat avec vous, votre employeur ou nos clients, ainsi que pour respecter nos obligations légales.
Cela peut inclure le traitement de vos données si vous êtes employé, sous-traitant, fournisseur ou client de l’un de nos clients.
Nous pouvons également traiter vos données dans le cadre de nos intérêts légitimes, à condition que ceux-ci ne prévalent pas sur vos droits et libertés. Cela inclut notamment le développement commercial, les statistiques et la gestion interne.
Dans certains cas, nous pouvons traiter vos données avec votre consentement explicite. Vous avez alors le droit de retirer ce consentement à tout moment pour les finalités concernées.
Veuillez noter que nous pouvons utiliser vos données sur plusieurs bases légales, selon le contexte.
Exemples d’utilisation :
• exécuter nos obligations contractuelles envers vous, votre employeur ou nos clients ;
• fournir des informations sur nos services, événements ou activités, si vous avez consenti à être contacté ;
• recueillir vos avis sur nos prestations ;
• vous informer de toute modification de nos services.
Dans certains cas, nous pouvons anonymiser ou pseudonymiser vos données afin qu’elles ne soient plus associées à vous. Nous pourrons alors les utiliser sans vous en informer davantage.
Si vous refusez de nous fournir certaines informations, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter notre contrat ou de respecter nos obligations légales.
Nous pouvons également traiter vos données sans votre consentement, si la loi nous y autorise ou nous l’impose.
Durée de conservation : Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Nous prenons en compte :
• les exigences de notre activité et des services fournis ;
• les obligations légales ;
• les finalités initiales de la collecte ;
• les bases légales du traitement ;
• les types et volumes de données ;
• la possibilité de répondre aux mêmes objectifs par d’autres moyens.
Changement de finalité : Si nous devons utiliser vos données pour une finalité différente, nous nous assurerons que celle-ci est compatible avec la finalité initiale. Le cas échéant, nous vous informerons et vous communiquerons la base légale avant tout nouveau traitement.

6. PARTAGE DE DONNÉES
Pourquoi partageons-nous vos données personnelles avec des tiers ? Nous partageons vos données avec des tiers lorsque la loi nous y oblige, lorsque cela est nécessaire pour gérer notre relation, ou lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire.
Quels prestataires tiers traitent vos données ? Les « tiers » incluent les prestataires de services externes et les entités de notre groupe ou réseau. Les activités concernées incluent : services informatiques et cloud, conseils professionnels, services bancaires.
Tous nos prestataires sont tenus de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées. Ils ne peuvent traiter vos données que pour des finalités précises et selon nos instructions.
Et les autres tiers ? Nous pouvons également partager vos données dans le cadre d’une vente ou d’une restructuration de notre activité, ou avec un régulateur, si la loi l’exige.

7. TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN (EEE)
Nous ne transférerons pas les données personnelles vous concernant en dehors de l’EEE.

Pour certains clients, il peut être nécessaire de transférer vos données personnelles vers les pays suivants situés en dehors de l’EEE : les États-Unis, le Canada, l’Australie et la Nouvelle-Zélande, afin d’exécuter notre contrat avec vous.

La Commission européenne a rendu une décision d’adéquation concernant ces pays, ce qui signifie qu’ils sont considérés comme offrant un niveau de protection adéquat pour vos données personnelles au regard de la législation sur la protection des données.

8. SÉCURITÉ DES DONNÉES
Nous avons mis en place des mesures de sécurité raisonnables et appropriées afin d’éviter toute perte accidentelle, utilisation abusive, accès non autorisé, altération ou divulgation de vos données personnelles. De plus, l’accès à vos données est limité aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers ayant un besoin professionnel légitime. Ces personnes ne traiteront vos données que sur nos instructions et sont soumises à une obligation de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour gérer toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que toute autorité compétente, de toute violation lorsque la loi nous y oblige.

9. DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE SUPPRESSION ET DE LIMITATION
Votre devoir de nous informer de tout changement**
Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer de toute modification pertinente en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Vos droits relatifs aux données personnelles**
Dans certaines circonstances, la loi vous confère les droits suivants :

- Demander l’accès à vos données personnelles (copie des données que nous détenons et vérification de leur traitement légal) ;
- Demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;
- Demander l’effacement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe aucune raison légitime de les conserver, ou si vous vous opposez à leur traitement ;
- Vous opposer au traitement de vos données lorsque celui-ci repose sur un intérêt légitime (le nôtre ou celui d’un tiers) et que votre situation particulière justifie cette opposition. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement à des fins de prospection directe ;
- Demander la limitation du traitement de vos données, par exemple pour en vérifier l’exactitude ou la finalité ;
- Demander le transfert de vos données personnelles à vous-même ou à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible et que le traitement repose sur votre consentement ou est effectué par des moyens automatisés.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez contacter notre point de contact pour la protection des données, M. David Macdonald, à l’adresse suivante : david@martletpartnership.com.

Aucun frais ne vous sera facturé pour accéder à vos données ou exercer vos droits, sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive. Dans ce cas, nous pourrons facturer des frais raisonnables ou refuser de donner suite à votre demande.

Nous pourrons vous demander des informations spécifiques afin de confirmer votre identité et garantir que vos données ne sont pas divulguées à une personne non autorisée. Il s’agit d’une mesure de sécurité supplémentaire.

10. DROIT DE RETRAIT DU CONSENTEMENT
Dans les cas limités où vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles (par exemple, pour recevoir des communications marketing), vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Pour ce faire, veuillez contacter M. David Macdonald à l’adresse suivante : david@martletpartnership.com.

Dès réception de votre demande de retrait, nous cesserons de traiter vos données pour les finalités concernées, sauf si une autre base légale nous y autorise.

11. MODIFICATIONS DE CET AVIS
Toute modification future de notre politique de confidentialité sera publiée sur notre site internet à l’adresse suivante : www.martletpartnership.com.

La dernière mise à jour de cet avis de confidentialité date du 25 avril 2018.

12. NOUS CONTACTER
Si vous avez des questions concernant cet avis ou si vous souhaitez nous contacter au sujet du traitement de vos données personnelles, veuillez écrire à notre point de contact pour la protection des données, M. David Macdonald, à l’adresse suivante : gdpr@martletpartnership.com ou téléphoner au 01903 600555.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité de contrôle britannique en matière de protection des données :

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House, Water Lane
Wilmslow, Cheshire SK9 5AF